Právě začala registrace .eu domén. Čeho se vyvarovat?

Dnes v 11:00 začala další fáze registrace domén .eu. Domény www.nazev.eu by se měly během několika let stát dominantními v rámci evropského společenství. Získejte tuto prestižní doménu i pro svoji firmu. Poradíme vám jak na to.

Dlouho očekávaný projekt domén .eu byl spuštěn již v prosinci minulého roku. Dnes vstupuje do další důležité fáze.

Kdo si může registrovat .EU doménu v 2. fázi?

Ve snaze omezit prostor pro spekulanty s doménovými jmény je celý projekt spouštěn ve třech fázích. V té první, která začala 7.12.2005 dostali šanci pouze držitelé ochranných známek a veřejné instituce. Druhá fáze, která se spouští dnes 7.února v 11 hodin již dává výrazně větší šance. V druhé fázi je možné registrovat:

vše co bylo možné v první fázi (ochranné známky a veřejné instituce)

názvy firem (podle obchodního rejstříku)

obchodní jména (například Volný je obchodní jméno spol. Czech On Line a.s.)

názvy výrobků a služeb (i bez ochranné známky)

názvy uměleckých děl

Jak postupovat při registraci domény?

Pro firmy se v 2. fázi prakticky otvírá prostor registrovat jakýkoliv pro ně důležitý název. Co pro získání atraktivního jména v doméně .EU tedy musíte udělat? Doménu si musíte objednat u některého registrátora (např. http://eu.volny.cz/, www.registrace-domeny-eu.cz, www.domainmaster.cz, www.regzone.cz)

Celkem je v ČR třináct registrátorů a jejich seznam naleznete zde.

Při objednávce je velmi důležité dodržet několik kroků:

1. Zvolit správný název domény. Doména se může skládat pouze ze základních alfanumerických znaků (0-9, a-z) a znaku pomlčky („-„). Název domény přitom musí doslova a do písmene odpovídat původnímu názvu, pro který je uplatněno přednostní právo (název firmy, výrobku nebo služby). Vypustit lze pouze označení typu firmy (s.r.o., a.s. atd.). Znaky, které nelze použít pro doménové jméno (např.: &, nebo mezera) lze vynechat, přepsat slovně, nebo nahradit pomlčkou. Například název J&K holding s.r.o lze přepsat například na: jk-holding.eu.

2. Zvolit správně uplatňované přednostní právo. Pokud registrujete celý název firmy (například firma ZKM projekty a.s. registruje ZKMprojekty.eu) zvolte právo založené na názvu firmy. Pokud chcete ale použít pouze část názvu, kterou běžně používáte v obchodním styku (např.: zkm.eu), musíte zvolit „Neregistrované obchodní označení“!

3. Pozor při vyplňování kontaktu žadatele. Doporučujeme použít jednatele společnosti nebo osobu, která může uplatňovat nárok na daný název. V jiném případě budete následně potřebovat notářsky ověřenou plnou moc. Je možné zadat určité kontaktní údaje osoby, ale e-mailovou adresu někoho jiného. Veškerá komunikace totiž následně probíhá přes e-mail. Majitelem domény však samozřejmě bude uvedený žadatel!

Po vyplnění objednávky je samozřejmě důležité uhradit fakturu a počkat, až registrátor pošle žádost o vaši doménu do centrálního registru EURid. Informaci o tom, že EURid přijal vaši žádost, obdržíte e-mailem,popřípadě si můžete její přijetí ověřit na adrese www.whois.eu.

Tím to nekončí

Avšak pozor! Tím, že jste zaplatili a žádost odešla do centrálního registru, ještě nemáte vyhráno! Vše teprve začíná. Nyní vám běží 40ti denní lhůta, během které musíte zaslat písemnou dokumentaci, která prokáže váš nárok na danou doménu. V e-mailu, který jste obdrželi po přijetí žádosti od EURidu je odkaz na stažení takzvaného průvodního dopisu. Ten je třeba stáhnout a vyplnit, přičemž při stažení musíte uvést počet stránek písemné dokumentace. Nebojte se, i když nevíte správné číslo, můžete zadat jakýkoliv údaj. Před odesláním dokumentace se však přihlaste na tyto stránky znovu a zadejte správný počet!

Po formální stránce musí písemná dokumentace splňovat tyto požadavky:

Musí obsahovat průvodní dopis (stažený ze zaslaného odkazu).

Všechny přiložené dokumenty musí být jednotně očíslovány.

Úvodní stránka (průvodní dopis) se nečísluje, první následující dokument začíná číslem 1.

Dokumenty musí být v jednom jediném jazyce vyznačeném v průvodním dopise.

Dokumenty nesmí být ohnuty, slepeny, sešity nebo spojeny svorkou!

Všechny dokumenty včetně přiloženého dopisu musí být podepsány žadatelem, velikost papírů musí být DIN A4 (29,7 cm x 21 cm) daná sada dokumentů může obsahovat jen jednu velikost!

Dokumenty musí být vytištěny na neprůsvitném bílém papíře.

Dokumenty mohou být potištěny pouze jednostranně.

Dokumenty nesmí být žádným způsobem retušovány či pozměněny.

Nezapomeňte, máte jeden jediný pokus na to, aby vše bylo správně. Nedodržení byť jediné maličkosti (typicky sešití dokumentů, nebo různé formáty papíru) může vést k zamítnutí žádosti. EURid přijme pouze a jenom první obdrženou sadu dokumentů. Nemáte žádný druhý pokus!

Na co si dát pozor

Častý problém, který žadatelé řeší, je různost formátů papíru (např.u výpisu z rejstříku firem) a jak naložit s oboustrannými originály (např. notářské ověření). EURidu však stačí zaslat prosté černobílé kopie (stejně vše bude skenováno před předáním auditorům). Notářská ověření i originály výpisu lze tedy jednostranně okopírovat. EURid neposuzuje pravost zaslaných dokumentů!

Můžete namítnout, že kdokoliv může snadno vytvořit falzifikáty a takto získat doménu. Ano, máte pravdu. Ale jakmile jiný subjekt napadne takovou akceptovanou registraci v arbitráži u Rozhodčího soudu, bude soud po žadateli vyžadovat originály dokumentů. V případě, že je nemůže doložit, uhradí podvodný žadatel minimálně náklady arbitráže. Navíc mu hrozí žaloba za podvod a způsobené škody. Pokud tedy právo na dané jméno máte, nebojte se poslat pouze kopie. Na druhou stranu podvodníci by si měli dobře rozmyslet, zda se jim podvod vyplatí.

Jakých dalších chyb se žadatelé nejčastěji dopouštějí?

Kromě toho, že velké množství žadatelů zapomene nebo nestihne poslat dokumentaci během vyměřené 40denní lhůty, nejvíce se vyskytují tyto chyby:

V dokumentaci chybí průvodní dopis.

Na průvodním dopise není ručně vedle podpisu napsáno „přečetl a souhlasím“. Na průvodním dopise, nebo na některém z přiložených dokumentů chybí podpis žadatele! Nejčastěji se to stává u originálů plných mocí podepsaných jednateli firmy, na něž se žadatel bojí také podepsat. Žádost bez podpisu žadatele je ale neplatná! Svým podpisem právě žadatel autorizuje všechny dokumenty a potvrzuje, že ví, co obsahují. Podpis musí být originál! Nesmí být zkopírován.

Častou chybou je nejasná vazba mezi žadatelem (osoba, jejíž jméno je uvedeno v objednávce a která je pověřená vyřízením registrace, např. asistentka) a uplatňovaným právem. Žadatelé si nevšimnou, že na různých dokumentech jsou například různé adresy firmy (např. firma se stěhovala nebo sídlo má vedené jinde než je adresa pobočky, kterou v žádosti uvedl žadatel). Tyto rozpory lze řešit čestným prohlášením osoby, která má nárok na dané právo (jednatel firmy, vlastník ochranné známky). Už podanou žádost o doménu nelze měnit.

Žadatel není vlastníkem práv. Tím je ten, kdo je uveden jako oprávněný jednat za společnost v obchodním rejstříku. Tento problém lze řešit opět plnou mocí.

Co obsahuje dokumentace k prokázání nároku na .EU doménu

Když víme, jak má dokumentace vypadat, je třeba si říci, co by měla obsahovat. Pokud žadatel uplatňuje právo na název firmy nebo ochrannou známku, je třeba doložit výpis z příslušného rejstříku. Výpis postačí vytištěný z oficiální on-line databáze. Pozor! Pokud je držitelem ochranné známky firma a ne fyzická osoba, je třeba navíc doložit výpis z rejstříku firem, kde je patrné, že žadatel je oprávněn jednat jménem firmy. Pokud tomu tak není, musí žadatel přiložit plnou moc od oprávněné osoby. Přesto však průvodní dopis i přiložené kopie dokumentů musí podepsat především žadatel (osoba uvedená na objednávce domény).

Co když firma nemá ochrannou známku a chce si registrovat doménu odpovídající názvu výrobku nebo služby, které poskytuje, či jménu nebo zkratce, kterou užívá v obchodním styku? V žádosti je třeba uvést , že se jedná o neregistrovaný název. Následně je třeba doložit jeho užití v obchodním styku. K tomu lze využít například: letáky, fotografie výrobků či vývěsních štítů (překopírovanými na běžný list A4!), kopie denního tisku, který se o dané firmě, výrobku nebo službě zmiňuje v článku nebo v reklamě, výtisk internetových stránek, kde je název použit, faktury kde je název používán, atd. atd.

Z těchto kopií a přiloženého čestného prohlášení by mělo být patrné, že daný název firma již používala před podáním žádosti o doménové jméno.Avšak pozor! Stále platí podmínka doslovnosti a přesnosti přepisu názvu! Nelze použít pouze část názvu nebo jeho zkratku, pokud se tato část či zkratka nepoužívají v obchodním styku samostatně!

Pokud jste se vylekali přísných pravidel registrace, obraťte se na svého registrátora. Základní zákaznická podpora u registrátorů je zdarma. Je možné také využít nadstandardních konzultačních služeb, které z českých registrátorů nabízí pouze VOLNÝ. Registrátor v rámci těchto služeb pomůže zajistit veškerou dokumentaci, před odesláním ji zkontroluje a včas zajistí její doručení auditorské společnosti do Belgie.

Kdy mohu svoji doménu začít používat?

Odpověď zní, že nejprve za 40 dní, ale spíše za několik měsíců. Vaši dokumentace bude nejprve skenována, poté odeslána do společnosti PricewaterhouseCoopers k posouzení. To může trvat v rozpětí od několika dní, po několik měsíců. V případě, že je doména schválena, dostane informaci od EURidu nejen úspěšný žadatel, ale i ostatní žadatelé, kteří neuspěli (např. podali žádost později, což se může stát u frekventovaných názvů, kdy o stejnou doménu žádají subjekty z několika zemí či více subjektů z jedné země). Poté začíná běžet lhůta dalších 40 dní, kdy EURid čeká, zda některý subjekt nepodá rozpor k Rozhodčímu soudu. Doménu můžete používat po této lhůtě či vyjádření Rozhodčího soudu.

Může to být tedy otázka i několika měsíců, avšak čekání se zcela jistě vyplatí. Už ze zájmu v první fázi lze usuzovat, že se bude jednat o nejpoužívanější doménu v rámci Evropské unie.